所谓文件管理机租赁服务,是指企业将所有文件设备的运营管理全部或部分机租赁给专业的机租赁服务商,由机租赁服务商对设备进行必要的调整和予以整体优化部署,并全面接管设备的运营、耗材更换、维保等,从而实现节约文件输出费用、降低企业运营管理成本、减少人员投入、有效改善管理效率的目的。
复印机租赁还采用了新型的付费模式--按印付费，即按每月的实际打印量付费，这类似于手机的付费方式，而具体计数方式与用户选取服务内容是相关的。以往计算打印成本，要计算购买打印机的费用，还有打印耗材、维修费用、人力成本这些费用，非常繁琐复杂且难以估计，从而使企业缺乏对打印和复印成本的量化核算。
按张收费打印方案则是一套集合了产品、服务、管理等多种功能的打印管理解决系统。其具体方法是：根据每位行业客户的实际情况与切实需求，设计出一对一的打印服务管理流程，有针对性、可选择地提供打印设备、耗材、技术检修等全套服务，对客户的办公输出进行实时管理，有效地预估、控制打印成本，客户只需按打印数量进行付费即可，这使得客户能够明明白白花钱、轻轻松松做事。
一般来说，复印机租赁的常见模式有三种。一种是全机租赁模式，所有的硬件、耗材、维护和服务都机租赁，客户不需要拥有设备的所有权,原有的老旧设备都可以由打印机租赁服务提供商折旧收购,所有的支出都集中在打印或复印一张纸的费用上,从而免去了管理固定资产的麻烦。在同等印量的情况下,文件管理机租赁服务可使耗材、零件、维保、设备、人工等文件处理成本比原先降低10%~25%。
第二种是客户自己买机器不买耗材的机租赁服务，还有一种是机器、耗材都由客户自己买，仅机租赁维修服务。当然，不同的机租赁模式，费用是不同的。
以前打印机设备的维护费用往往是不计入成本的，其实这也是一笔不小的隐性开支，打印机租赁服务可以让用户避过这些长久才后暴露出来的成本冰山。而服务机租赁带来的成本透明化，也使得用户对打印支出能有更准确的预估，输出成本在“按需打印、按张付费”的模式下变得透明可控。
